Постоянно отвлекаетесь и не можете завершить работу вовремя? «Перестаньте, или я похороню вас заживо в коробке!»
Это была старая добрая классика мотивации, которая объясняет, почему в этой статье мы будем избегать очевидных советов, слоганов тренеров личностного роста, а также ссылок на книги по тайм-менеджменту, основанных на подходе just-do-it. Вместо этого, мы постараемся дать вам более полное понимание того, что происходит с вашей продуктивностью, и почему порой она может быть не на высшем уровне.
Перед вами несколько стратегий тайм-менеджмента, которые продемонстрировали свою состоятельность, и чья эффективность была доказана научно:
1. Разделяйте задачу на части
«Описывай птицу за птицей». Именно так звучит лучший в мире совет по управлению временем из книги Энн Ламотт. Чтобы оптимально разделить задачу на части, используйте метод помидора. Он поможет вам создать серию из периодов работы и отдыха. Эту технику в конце 1980-х годов придумал Франческо Чирилло. Суть ее в том, что вам предлагается пользоваться во время работы таймером, делая 25-минутные рабочие сессии, размежеванные 5-минутными перерывами на отдых.
Хитрость в том, что если знаешь, что поработать придется лишь 25 минут, а не пока задача не будет выполнена, намного легче начать. Эта техника созвучна другому наблюдению, описанному психологами-бихевиористами: потратьте по крайней мере 15 минут к ряду, чтобы сфокусироваться и полностью погрузиться в задачу. Ученые говорят, что после наступает поток, который еще называют вдохновением. Это время, когда можно отключить таймер и наслаждаться уровнем продуктивности в пять раз превышающим обычный.
2. Не полагайтесь на силу воли
Это очень важно, ведь порой вы можете испытывать истощение эго. Под этим термином подразумевается, что сила воли — это душевный ресурс, который может истощаться. Это явление, в частности, объясняет, почему новогодние обещания, данные самому себе, как правило, не выполняются. Обычно, таких обещаний довольно много, и для выполнения каждого из них необходим один ресурс: самоконтроль.
Мы рекомендуем следующее: не пытайтесь одновременно работать над сложной и обширной задачей, а также бросить курить, есть непотребства и запоем смотреть сериалы. Распределяйте цели, требующие силы воли, более равномерно по всему году, или хотя бы на протяжении месяца. В результате вы сможете достичь их быстрее и с большей долей вероятности, чем если бы вы пытались покорить все высоты, насколько бы продуманными они ни были, за короткое время.
3. Укажите срок исполнения задачи
Неспособность ставить реалистичные сроки — это частая проблема. Мы все от этого страдаем, но хорошая новость здесь в том, что причина такой неспособности лежит не в отсутствии силы воли и не в нашей лености или глупости (хотя иногда, все же, в них тоже). Дело в том, что все мы порой становимся жертвой оптимистичного когнитивного искажения, постоянно недооценивая время, необходимое нам для выполнения задачи. Это явление впервые описал Даниел Канеман в 1979 году, назвав его ошибкой планирования. После серии исследований и экспериментов, доктор Канеман выяснил, что люди всегда недооценивают время, необходимое для выполнения задания. Даже если подобная задача у них уже была, и в прошлый раз на ее решение потребовалось больше времени, чем они себе дают сейчас.
Если эта ситуация — о вас, поставьте несколько дедлайнов. Сколько времени вы потратите на выполнение задания, если все будет складываться идеально? Сколько времени оно займет, если все, что может пойти не так, пойдет не так? Сколько времени понадобится, если мы учтем склонность совершать ошибку планирования? Третий временной срок будет в три раза длиннее оптимистических прогнозов и в два раза длиннее пессимистических.
4. Привяжите себя к мачте
Заключите с собой пакт Улисса. Явление названо в честь договоренности, которую Одиссей (в лат. версии — Улисс) заключил со своими людьми, когда его корабль приблизился к острову с Сиренами. Одиссей знал, что не сможет устоять перед пением Сирен, но при этом все равно хотел их услышать. Именно поэтому он привязал себя к мачте и предостерег своих людей (которые заткнули уши воском): что бы он ни делал, его нельзя развязывать и пускать к Сиренам. Сегодня мы вспоминаем эту историю, когда необходимо заключить с собой особый тип договоренности. Осознавая свои слабости, мы намеренно связываем себя пактом, тем самым повышая свои шансы устоять перед искушением.
5. Больше контроля
Если порой вы чувствуете себя «завтраменом», героем популярного мема, это не ваша вина. Просто, к сожалению, Олдос Хаксли был прав, и у человеческого существа есть неуемное стремление отвлекаться. К счастью, есть несколько способов побороть это стремление.
Ключевым для вашей продуктивности может стать понимание разницы между кругом контроля и кругом интересов, особенно если среди ваших порочных удовольствий фигурируют просматривание ТВ-шоу, чтение низкосортной литературы и прослушивание новостей о странах, в которых вы даже не живете. Это понятие и связанная с ним идея взяты из книги Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей», их использование поможет вам сохранить фокус, усваивать только ту информацию, которая действительно важна, а также уменьшит количество стрессов в вашей жизни.
Каждый день через вас проходит масса информации. Слишком много. Большая ее часть не имеет для вас никакого значения и никак не влияет на ваши решения. В следующий раз, вместо пролистывания фотографий друзей из отпуска, погуглите, как сэкономить 100 долларов на путешествии, о котором мечтаете вы. Вместо того, чтобы слушать плохие новости с другого материка, попытайтесь выяснить, как вы можете помочь людям, которые находятся ближе. Если вас интересует что-то находящееся далеко за пределами вашей профессиональной деятельности, постарайтесь стать экспертом в этой отдаленной области. И «просто перестаньте отвлекаться»!
Когда вы поглощаете любую информацию, и намеренно, и против своей воли, вспоминайте слова Оскара Уайльда: «То что вы читаете, когда в этом нет необходимости, определяет то, кем вы будете, когда от вас это не будет зависеть».
6. Избегайте многозадачности
У многозадачности лишь одна проблема: она не работает. Многозадачность — это о том, как выглядеть и чувствовать себя эффективным, но с фактической продуктивностью она не имеет ничего общего. Многозадачность может показаться безопаснее расстановки приоритетов, ведь выделяя главную задачу, вы отдаете ей все внимание и силы, а это значит что у вас может не хватить ресурсов на что-то менее важное (и, как правило, более интересное).
Многозадачность популярна потому, что многие мерилом работы считают усталость. Поаккуратнее с этим: если вы решите пожертвовать часами сна для выполнения задачи, на следующий день любая работа потребует от вашего уставшего тела намного больше времени. Переутомленный организм не продуктивен, а после 35 лет, Red Bull больше не дарит крыльев.
7. Расставьте приоритеты
Помните, что если все в приоритете, то ничего не в приоритете. Также не забывайте, что «срочный» и «важный» — это не синонимы, а две отдельные характеристики одной задачи.
Даже если вы не хотите приступать к задаче из первой категории, все же постарайтесь «съесть лягушку» с утра. Мы гарантируем, проглотив ее, вы будете дышать свободнее на протяжении дня, выполняя другие задачи.
Также помните, что перфекционизм — враг продуктивности. Ваш приоритет — завершить все, что нужно сделать, а не доводить до совершенства одну задачу из тысячи. Когда вам нужно выполнить много заданий за короткий промежуток времени, никто не ожидает от вас совершенства: не надо «как лучше», надо «как надо». При решении задач, также помните о вездесущем принципе Парето: вы можете выполнить 80% задачи за 20% времени, в то время как остальные 80% времени у вас займет 20% совершенствования решений, попыток сделать их лучше, еще лучше, идеальными.
8. Начните, чтобы закончить
Хорошая новость состоит в том, что начав что-то, вы уже не избавитесь от мыслей об этом. Так происходит благодаря Эффекту Зейгарник. Явление было описано советским психологом, Блюмой Зейгарник, в 1927 году, а его суть заключается в том, что мы помним незавершенные дела и отдаем таким задачам массу энергии, даже когда прямо не задействованы в них. Незавершенная задача вызывает зуд, мы ерзаем, не можем успокоиться, переживаем и стремимся закрыть гештальт, чтобы наконец двигаться дальше.
Вот вам небольшой совет, который поможет запустить этот эффект: начните до того, как будете готовы. Так как, возможно, готовыми вы не будете никогда.
Сунь Цзы в своем Искусстве войны писал: «познай своего врага». В этой статье вы познакомились с парой психологических искажений, демонов продуктивности. Но великий мыслитель также говорил: «познай себя», и вот этим уже придется заняться самостоятельно. В этом списке, вероятно, не самые лучшие книги по тайм-менеджменту, однако они точно помогут понять настоящие мотивы вашей лени, прокрастинации и продуктивности:
1. D. Kahneman “Thinking, fast & slow”
2. D.H. Pink “Drive: the surprising truth about what motivates us”
3. D. McRaney “You are not so smart”
4. K. McGonigal “The willpower instinct: how self-control works”
5. T.D. Wilson “Strangers to ourselves”